Tutela della riservatezza dei dati personali Regolamento UE 2016/679 in materia di privacy

Il trattamento dei dati che Vi riguardano viene svolto dall’ Ecosys Srl, nel rispetto di quanto disposto dal Regolamento UE 2016/679 e dal D.lgs. n. 101/2018.

Ecosys s.r.l., con sede in via E. Romagna 206 – 47841 Cattolica (RN), P. Iva 02672590409 (di seguito, per semplicità “Ecosys”), si impegna al meglio delle proprie possibilità per la tutela dei Tuoi dati personali. Ecosys si è adeguata al nuovo Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati Personali GDPR 2016/679 (di seguito “il Nuovo Regolamento”).

Ci preme altresì comunicarVi che la politica sulla Privacy di Ecosys potrebbe essere oggetto di modifiche a seguito dell’emanazione di nuove normative e/o dell’introduzione di nuovi servizi. Ti invitiamo quindi a controllare periodicamente eventuali modifiche/aggiornamenti della nostra informativa sul nostro sito https://www.studioecosys.com

Il Titolare del trattamento dei Tuoi dati personali è Ecosys, con sede in via E. Romagna 206 – 47841 Cattolica (RN), P. Iva 02672590409, contattabile a mezzo mail all’indirizzo info@studioecosys.com o telefonicamente al numero +39 0541 950769.

Ecosys non è obbligata alla nomina di un DPO (Data Protection Officer) ai sensi dell’art. 37 e ss. del Nuovo Regolamento.

L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.

Per “dato personale” si intende ogni informazione idonea ad identificare, o rendere identificabile senza sostenere un significativo sforzo, una persona fisica. Si specifica che rientrano nelle attività di trattamento le operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

Ecosys tratta quei Tuoi dati personali che ci hai comunicato in relazione alla conclusione e/o all’esecuzione di un contratto per i prodotti e servizi da noi forniti, nonché per dare seguito alle attività precontrattuali di detto contratto (ad esempio, nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento). In caso di invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati sul sito dell’azienda, sarà acquisito successivamente l’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché gli eventuali altri dati personali inseriti nella comunicazione.

I Tuoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

I Tuoi dati personali vengono raccolti e trattati in quanto strettamente necessari per dare seguito alla Tue richieste ed ai contratti stipulati aventi ad oggetto i nostri prodotti e/o servizi, ed in particolare:

a) Per l’espletamento delle necessarie attività precontrattuali (es. invio di preventivi, accordi precontrattuali, verifica del merito creditizio e della solvibilità) (base giuridica esecuzione di misure precontrattuali);

b) Per adempiere a obblighi contrattuali e fiscali nei Tuoi confronti (es. emettere fatture) (base giuridica obbligo contrattuale);

c) Per la tutela del nostro patrimonio e/o la difesa dei nostri diritti sulla base di un nostro legittimo interesse (es. diritto di difesa in giudizio) base giuridica diritto di difesa in giudizio / legittimo interesse);

d) Per adempiere a obblighi di legge e richieste delle autorità, nonché per rispettare le normative per prevenzione delle frodi, dell’attività di riciclaggio, etc. (base giuridica obbligo di legge);

e) Per riscontrare le richieste formulate a mezzo posta elettronica o tramite il form presente sul sito (base giuridica esecuzione di misure precontrattuali);

f) Per finalità di marketing, ed in particolare:

❖ Per inviare comunicazioni elettroniche (e-mail) relative ai nostri prodotti e/o servizi (marketing diretto), laddove l’interessato abbia già acquistato in passato detti servizi attraverso l’uso di una mail (cd. Soft spamming) (base giuridica legittimo interesse). Sarà in ogni caso possibile opporsi alla ricezione delle suddette comunicazioni scrivendo alla società una mail, oppure attraverso la procedura OPTOUT sempre disponibile. Specifiche informative di sintesi, se necessario, all’occorrenza verranno riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per particolari ulteriori prodotti e/o servizi a richiesta;

❖ Per effettuare telefonate e/o inviare sms e/o mail di natura commerciale relativi a prodotti e/o servizi della società, laddove l’interessato abbia fornito il proprio consenso (base giuridica consenso dell’interessato);

Il conferimento dei dati per le finalità di cui alla clausola 4 lett. a) – d) è obbligatorio. In loro assenza, non potremo garantirti l’esecuzione dei contratti.

Il conferimento dei dati per le finalità di cui alle clausole 4 lett. e) ed f) è invece facoltativo. Puoi quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, il mancato conferimento dei dati può comportare l’impossibilità di ottenere il riscontro alle tue richieste o la valutazione delle candidature presentate.

In relazione alle finalità per le quali sia richiesto un esplicito consenso da parte Tua, l’eventuale mancato consenso non costituirà valido motivo per il Titolare di recedere da un contratto o di non dare seguito alle Tue richieste in relazione alle altre finalità.

Senza la necessità di un espresso consenso, Ecosys potrà comunicare i Tuoi dati per le finalità sopra indicate a Prefetture, Organismi di vigilanza (quali IVASS), Autorità giudiziarie, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. I Tuoi dati non saranno diffusi senza esplicito e preventivo consenso.

In particolare, i Dati potranno essere comunicati a società che svolgono servizio di e-mail marketing, nello specifico MAILPOET, che tratteranno i Dai in qualità di responsabili esterni. Al momento dell’iscrizione al servizio di newsletter mediante compilazione del relativo form, l’interessato fornisce il proprio consenso e dichiara di accettare la trasmissione dei propri Dati alle società che erogano il suddetto servizio.

Laddove sia stato prestato consenso per uno specifico trattamento di Dati Personali, questo potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento da parte dell’interessato, inviando una e-mail o una raccomandata con ricevuta di ritorno ai recapiti del Titolare.

Resta inteso che la revoca del consenso non pregiudicherà in alcun modo i rapporti contrattuali in essere.

I Tuoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità sopra indicate:

• a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di autorizzati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;

• a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto di Ecosys, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.

I Dati saranno trattati e conservati presso la sede di Ecosys, ossia in via E. Romagna 206 – 47841 Cattolica (RN), oppure nelle sedi dei soggetti esterni coinvolti nel trattamento ai sensi dei paragrafi che precedono.

I Dati Personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea.

Resta in ogni caso inteso che Ecosys, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, Ecosys assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea o in conformità al EU – USA Data Privacy Framework (DPF) del 10.07.2023, in caso di trasferimento di dati negli Stati Uniti.

I Tuoi dati Personali saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento.

I Tuoi dati personali saranno conservati di norma fintanto che sussista il rapporto negoziale con Ecosys, fatte salve le esigenze di riscossione dei crediti residui e/o la gestione dei dati in ipotesi di eventuali contestazioni o reclami, quali ad esempio quelle aventi ad oggetto le fatture emesse.

I Tuoi dati personali in ogni caso saranno cancellati automaticamente decorsi 11 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale, fatta salva l’eventuale conservazione degli stessi laddove necessaria ai fini della gestione di azioni giudiziali in corso e all’adempimento di specifici obblighi di legge.

Nella Tua qualità di interessato, hai diritto di:

a) sapere se il Titolare detiene e/o tratta i Tuoi dati, ottenere l’indicazione relativa a: origine, categoria, finalità e modalità del trattamento, destinatari ai quali essi possono essere comunicati, logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, periodo di loro conservazione; nonché accedervi integralmente anche ottenendone copia (art. 15 Diritto all’accesso);

b) ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che Ti riguardano e l’integrazione di quelli incompleti (Art. 16 Diritto di rettifica);

c) ottenere la cancellazione dei dati personali in possesso del Titolare se sussiste uno dei motivi previsti dal Nuovo Regolamento (art. 17 Diritto alla Cancellazione);

d) chiedere al Titolare di limitare il trattamento solo ad alcuni dati personali, se sussiste uno dei motivi previsti dal Nuovo Regolamento (Art. 18 Diritto alla limitazione del trattamento);

e) sapere quali siano i destinatari cui sono state comunicate le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento (art. 19 Obbligo di notifica);

f) richiedere e ricevere tutti i Tuoi dati personali, in formato strutturato, di uso comune e leggibili da dispositivo automatico oppure richiedere la trasmissione ad altro titolare senza impedimenti (Art. 20 Diritto alla Portabilità);

g) opporti in tutto o in parte al trattamento dei dati per finalità di marketing (invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, ricerche di mercato e comunicazione commerciale) e per finalità di profilazione connessa a tale marketing (art. 21 Diritto di opposizione).

Hai infine il diritto di presentare reclamo / istanza direttamente all’Autorità Garante dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11 – 00186 ROMA, tel. (+39) 06.696771 e Fax: (+39) 06.69677.3785.

L’esercizio dei diritti descritti nel presente paragrafo è totalmente gratuito.

Potrai in qualsiasi momento esercitare i Tuoi diritti inviando in alternativa:

• una raccomandata a.r. indirizzata a Ecosys, con sede in via E. Romagna 206 – 47841 Cattolica (RN);

• una e-mail all’indirizzo: info@studioecosys.com.